Dicas Para Tornar as Reuniões Mais Produtivas e Motivadoras

Publico as "Dicas Para Tornar as Reuniões Mais Produtivas e Motivadoras" de Cida Silva, Directora e Instrutora da En Theos – Consultoria de Treinamentos (www.entheos.com.br) de Minas Gerais - Brasil:

Local – Dependendo do objetivo da reunião é importante fazê-la em locais fora da empresa. Nós nos acostumamos com a rotina do nosso local de trabalho e quando saímos para outros ambientes ficamos mais motivados.

Diversificar os assuntos – Há empresas que fazem reuniões somente para resolver problemas. Que tal reunir para desenvolver a equipe, comemorar vitórias, elogiar pelo trabalho bem feito, para planejar a realização de um projeto, treinar e desenvolver pessoas?

Planejamento (Planeamento) – O líder da reunião deverá se preparar para receber as pessoas, deixando o ambiente em harmonia com cadeiras para todos, material de apoio, música ambiente, mensagens de boas-vindas, água, café e equipamentos prontos para serem usados.

Abordagem do tema – Ninguém agüenta uma reunião conduzida somente na forma de exposição teórica. Por isso, o uso de: dinâmicas de grupo, música, slides, cenas de filmes ou de propagandas é fundamental para criar motivação, prender a atenção e ajudar na compreensão do assunto.

Pontualidade – Cumprir horário para iniciar, desenvolver o assunto e encerrar a reunião gera respeito e credibilidade. Lembrar-se sempre de que “quem chega antes domina a situação, quem chega depois é dominado por ela”.

Regras de convivência – Diz o ditado que “o que é combinado não é caro”. Combinar o desligamento de celulares, definir regras de participação ajuda a dinamizar a reunião evitando interrupções e conversas paralelas.

Pauta – Por mais simples que seja o objetivo da reunião devemos elaborar uma pauta. Ela serve de bússola para nos conduzir. Uma reunião sem pauta é como um barco à deriva.

Quem participará? – Somente aquelas pessoas ligadas àquele assunto. Convocar a empresa inteira para uma reunião que só diz respeito a um determinado setor é perda de tempo e dinheiro.

Lembre-se: O objetivo de qualquer reunião é trocar idéias, experiências, chegar à resolução de algum desafio. Por isso, deverá ser algo bem elaborado e que desperte o interesse nas pessoas em participar e contribuir.

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